ケアレックスで導入している、株式会社エピグノのマネジメントシステム｢エピタク｣についてご紹介します。
今回、株式会社エピグノ/カスタマーサクセスマネージャー長岡様へシステムの詳細やメリットについてインタビューをさせていただきました。
「新時代の医療・介護のマネジメントシステムはどの様な想いから生まれたのか？」についてご説明したいと思います。
また、ケアレックスへ導入に至った経緯やエピタクに期待することなどを、現場の目線や想いを知るためにスタッフへインタビューも行いました。
両者の想いを知っていただくことで、ケアレックスそして訪問看護の未来を感じていただける内容となっています。
是非、最後までご覧ください。
元々、株式会社エピグノでは医療業界・病院の看護師人材管理からスタートし、現在では医療・介護機関の全スタッフを対象としたタレントマネジメントを展開しております。
原点は、病院で働く方々のサポートをしていく中で見えてきた｢看護師さんの労働環境」が日本の医療現場での課題であると感じたことです。
高齢化が進む中でも医療や介護業界では深刻な人手不足が問題となっています。
しかし、医療や介護の現場では今でも｢紙の文化｣が根強く残ってしまっているため業務負担も減っていません。
日本の医療は世界で最も献身的です。
この素晴らしい文化の裏で看護師さんたちがストレスを抱えて、疲弊していてはこの世界は長くは続きません。
そこで私たちは｢全ては未来の患者と家族のために｣のミッションを胸にテクノロジーで医療・介護業界の課題解決を目指して進んでいます。
エピタクは在宅訪問医療・介護業界に特化した人材のマネジメントソリューションです。
スタッフ個々のモチベーション状態や組織に対する愛着度を定期的に可視化し、退職の意思決定をしてしまう前に落ち込んでいる状態に気付いてあげられる、スタッフ一人ひとりに寄り添ったツールです。
スタッフ管理についても、ペーパーレスで様々な人事情報を一元管理でき、管理者の業務負担軽減に繋げられることはもちろん、人事評価・目標管理や配置転換のシミュレーションにも活用していただくことができます。
これまで医療や介護の現場へ新しいシステムの導入となると、大掛かりな機材の搬入が必要なイメージが強く、毎日の業務に支障を来す足枷といったネガティブなイメージがありましたが、エピタクはインターネット回線があれば導入出来るツールなのでハードルを感じずにご利用していただけます。
エピタクのシステムはすべてのスタッフが活用していただくことで、さらに職場環境の改善に繋がるシステムになっています。
難しい操作があると、忙しい中で手間に感じたり適当になってしまうこともあると思います。
そこでアンケート機能は質問項目を絞って時間をかけず、直感的に答えられる使いやすさも追求しました。
訪問看護ステーションは他の医療や介護施設と異なり、一人でご利用者様の元へお伺いする為に管理者の立場からですと、スタッフの変化や悩みに向き合うことが難しい傾向にあると感じました。
さらに、スタッフ本人でも自身の心の変化に気づけないこともあると思います。
定期的にアンケートを行うことで、スタッフは自分自身の心理状態の変化をいつでも確認することができるので、自分の心と向き合うキッカケにも役立てられるメリットもあります。
スタッフへのきめ細やかな状態把握を通じて、個人のフォローに繋げていくことで定着率の支援が主な導入の狙いとなっています。
活用ポイントとしては、こういった｢人材管理｣と聞くと、働くスタッフ側からするとあまりメリットに感じられないこともあると思います。
一番メリットを感じていただきたいのは現場で働くスタッフの方々です。
そこでエピグノではエピタク活用により個人にも成功体験へ繋げていただけるために「カスタマーサクセス」のチームを立ち上げました。
他のマネジメントサービスと異なるところは、エピグノがSaaS企業であるという点です。
医療・介護に特化した知識や経験をもつ私たちが長期的にサービスを育てていくことで、常に必要なソリューションを提案し、必要な機能をスピーディーにアップデートすることで未来に繋がる医療の現場を構築します。
現在、ケアレックスでは退職率改善に力を入れており昨年度は看護師の退職率を41.7％から8.9％まで改善することに成功しました。
働きやすい環境づくりのために、フレックス制度の導入や子どもが小学6年生になるまで時短勤務ができること、残業代が1分単位で付く等の様々な改善が行われています。
しかしまだまだ課題も多くあると感じています。
産休育休から復帰する若い社員や、介護をしながら働く社員の増加が考えられるため、どんな状況でも柔軟な働き方ができる環境をもっと整えていくことが目標です。
女性目線での意見も多く聞く機会があるので、現場からも環境改善に向けた提案をしたいといった意見はありますが、現状では情報量が少なく実現には至っていません。
今取り組んでいる退職率低下への改善策は継続しながらも、さらに新しい方法を見出すことが大切なのではないかという考えがステーション内と本部での共通の課題となりました。
【エピタク導入の経緯】
訪問看護業界では、例えば病院で言うところのクリニカルラダー等の可視化された評価システムがないという状況のために、キャリアデザインがなかなか描きにくい現状にあります。
エンゲージメントやモチベーションなどの言語化できないものを可視化してみんなで共有することが大切だと考えています。
将来、訪問看護師として続けていくためのキャリアデザインや、訪問看護を通して人としてどう成長していけるのかなどを可視化することによって、適正な評価に繋げて面談の材料になればと考えました。
また、管理者がスタッフのモチベーションや医療専門職としての能力を可視化したツールを用いることで、1on1面談などコミュニケーションツールの１つとして活かすことができればと考えています。
【エピタクに期待していること】
医療業界ではエピタクのようなツールに馴染みがなく、あまり良い印象を持っていない方もいるのではないかと懸念していましたが、これまでの経験で実は「すごい人」なのに埋もれてしまいそうな方を多くみてきました。
能力が高い方が現場で能力を十分に活かしきれていない現状がもったいないと感じることもあります。
経験や資格、仕事をする上での能力（コミュニケーション能力・バランス能力・知識技術能力）は管理者が面談などで発掘していくことが多いですが、そこからいかに現場と共有し連携していけるかが最も重要となります。
このモヤモヤにエピタクが活用出来ればと考えています。
医療従事者は「問題を見つけて解決していく」という思考回路の方が多く、｢良いところを見つけて伸ばすこと｣が苦手な方が多い様に感じています。
在宅において良いところを伸ばす視点というのはとても重要になるので、エピタクの活用では問題点よりも良いところを共有するツールにしたいと思います。
自分を過小評価している方も多いように感じていて、経験を積んでも思うように成長出来てないんじゃないかと感じてしまったり、忙しくて自分を振り返る時間も取れなかったり、なんてこともしばしばあります。
自身の成長やこれまで学んだことは何なのかをポートフォリオのように振り返られるものに出来れば、なぜここで働いているのかなど、悩んだときに振り返れるツールにしていきたいと考えています。
こういったこれまでにない新しい経験をしていく事でエンゲージメントの向上になり、退職率の低下にも繋がることが期待できると確信しています。
【機能面】
管理者側にとっては、履歴書や面談記録などを紙でファイリングして鍵のかかるキャビネットで管理することが負担となってしまっていることが現状だと思います。
直行直帰やテレワークなど多様な勤務形態を考えていく中で、ペーパーレスで対応できるようになれば、これまでの履歴書に関する業務(電話とメール等の複数の処理)が不要になり、管理する側にとってデータが見やすく共有できることは業務負担の軽減も期待できるメリットのひとつです。
今後のケアレックスは、エンゲージメント・モチベーションが高いスタッフの集団でありながらも、心理的安全性の高い組織を目指していきます。
事業として大きく成長をしていく中でもスタッフの定着を目指し、そのためには精神的な安定が一番重要なことだと考えています。
その土台として様々な事情を抱えていても働きやすい環境づくりを、例えば昨年導入したフレックスタイム制に加えて、ライフスタイル・ライフイベントに柔軟な対応が出来る職場環境を構築していきます。
例えば育児をしながら、専門学校に行きながら、大切なご家族の介護とも両立できるような、それぞれのライフスタイルに応じた職場環境を目指していきたいと思っています。
良かったところに目を向けさらに伸ばしていける、悪かったところは振り返って次の改善に繋げられるような人・組織となることで、これまで以上の質の高いケアを皆様へ提供していきたいと考えています。